A terceirização das operações contábeis, fiscais e folha de pagamento das empresas é uma das atividades de prestação de serviços empresariais mais antigas, ficando atrás apenas das atividades jurídicas e de representação comercial.
Muitas empresas, que hoje têm suas operações contábeis internas, contaram em seu início com a assessoria contábil de escritórios. E é comum em determinados momentos de nossa economia, bem como do momento individual de cada negócio, que o planejamento estratégico coloque o assunto de internação ou terceirização em pauta.
Considerando nosso atual estágio no Brasil, as tecnologias disponíveis com os ERP’s, as facilidades de integração de dados financeiros, a tecnologia das notas fiscais em .xml, na área de folha de pagamento com o e-social, ctps digital e assim por diante, comento aqui 3 pontos que são avaliados constantemente a favor da terceirização, considerando sempre que uma empresa contábil organizada e preparada – e felizmente conheço hoje no mercado brasileiro muitas delas – é fundamental para o sucesso desta parceria.Processos
Nas empresas contábeis com um mínimo de estrutura, já existem processos para a execução das atividades fiscais, de folha de pagamento e de contabilidade que consideram as diversas necessidades e detalhes desde a chegada de informação, calendários de vencimento de impostos e das “famigeradas e perigosas” obrigações acessórias, de maneira que o fluxo de documentos e trabalhos possa escoar para o cumprimento destas atividades. Mesmo nas questões da contabilidade que tendem a ser mais subjetivas por conta da peculiaridade de cada segmento, existem checklists e mapas de análises que contemplam as operações de forma que sempre haja uma consistência no formato e, a partir daí, oportunidade de flexibilização para receber empresas/clientes com alguma demanda específica. Os processos também se estendem ao controle de arquivos eletrônicos, backups internos e em nuvens, rotinas de consultas de legislações, entre outros.
Pessoas
O desligamento por qualquer motivo que seja de um colaborador responsável pelas execuções das atividades intelectuais que envolvem a contabilidade, apuração de impostos e folhas de pagamentos é sempre motivo de preocupação nos escritórios/empresas contábeis, contudo, nas empresas, é ainda maior o transtorno justamente por conta de a maioria delas estarem, e com razão, com foco no seu “negócio/core-business”. Desta forma, muitos dos processos, quando existem, estão com seus colaboradores mais sêniores, ou mesmo com auxiliares. Nos escritórios contábeis com um pouco mais de estrutura, é comum que haja mais de 1 pessoa que consiga realizar as operações em momentos de reposição de vagas, o que garante o processamento de serviços dentro de uma linha de processos desenhados para atender a atividade.
Tecnologia
A realização das atividades contábeis, fiscais e de folha de pagamento são obrigatoriamente realizadas em softwares desenhados para este fim e os mesmos atualizados constantemente – com periodicidade mínima de 2 vezes ao mês –, por conta das constantes mudanças na legislação fiscal, trabalhista e previdenciária. Tais softwares também demandam hardwares específicos por conta da quantidade de informações que são processadas simultaneamente e, por fim, necessitam de back-ups diários internos e externos para garantir a continuidade das operações em casos de contingências. Com a tecnologia disponível hoje, tanto dos ERP’s quanto dos sistemas intermediários para integração de dados, momentos que se apresentaram com a COVID-19 demonstraram que é plenamente possível a realização de atividades por acessos remotos, e, nos escritórios que atendem empresas com sistemas próprios ou mesmo operando o “sistema do cliente”, houve um fluxo praticamente inalterado de atividades.
